Opdrachtomschrijving
Gemeente Gooise Meren zoekt een ervaren projectleider die de implementatie van de nieuwe Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling begeleidt. Het doel is ervoor te zorgen dat de gemeente in 2027 aantoonbaar voldoet aan de nieuwe wettelijke eisen voor informatie- en archiefbeheer.
De nieuwe Archiefwet treedt naar verwachting op 1 januari 2027 in werking. Belangrijke veranderingen zijn dat digitaal werken het uitgangspunt wordt, de termijn voor overbrenging van archieven wordt verkort van twintig naar tien jaar en aanvullende eisen gelden voor openbaarheidsbeperkingen, duurzame toegankelijkheid van documenten, beheerregels, metadata en opslag binnen de EU/EER.
Gooise Meren werkt sinds 2016 digitaal. De wijzigingen en de impact daarvan zijn al in kaart gebracht en er is een implementatieplan opgesteld. De gemeente gebruikt onder andere het zaaksysteem van xxllnc, My-Lex (voorheen Mozard), iArchief voor Burgerzaken en Rx.Mission voor vergunningverlening, toezicht en handhaving, en is aangesloten bij de regionale archiefdienst AGVS. Als projectleider vertaal je het bestaande implementatieplan naar een concrete aanpak met heldere mijlpalen, verantwoordelijkheden, benodigde capaciteit en risicobeheersing, en coördineer je de samenwerking tussen informatiespecialisten, functioneel beheerders, de informatiemanager, juristen, de CISO, de privacy officer en de archivaris van AGVS.
Je bewaakt de samenhang tussen wet- en regelgeving, beleid, processen, systemen en informatiebeheer. De nadruk ligt op projectleiding, inhoudelijke coördinatie en het realiseren van de afgesproken resultaten; de feitelijke archiefbewerking en de technische configuratie van systemen vallen buiten de opdracht en worden uitgevoerd door informatiespecialisten en functioneel beheer. De opdracht kent concrete opleverrmomenten: een plan van aanpak binnen vier weken na start, voorstellen voor de geactualiseerde archiefverordening, het besluit informatiebeheer en de beheerregels plus een functioneel ontwerp voor beperkingsgronden en de nieuwe selectielijst eind Q1 2027, en in de kwartalen daarna onder meer procesbeschrijvingen, een overzicht van gemeenschappelijke regelingen, een risico-inventarisatie, uitgewerkte DUTO-eisen, een overzicht van de informatiehuishouding, een geactualiseerd calamiteitenplan en een overdrachtsdocument. De gemeente werkt hybride met als richtlijn 50% thuis en 50% op kantoor; vergaderingen vinden digitaal plaats en bij gewenste fysieke aanwezigheid moet de kandidaat beschikbaar zijn. Het aangeboden uurtarief is inclusief woon-werkverkeer, werk-werkverkeer en parkeerkosten.
Taken en verantwoordelijkheden
- Opstellen van een plan van aanpak op basis van de projectopdracht en het bestaande implementatieplan, inclusief fasering, planning, benodigde capaciteit en risico’s.
- Coördineren van de bijdragen van informatiespecialisten, functioneel beheer, de informatiemanager, juristen, de CISO, de privacy officer en de archivaris van de regionale archiefdienst.
- Rapporteren over de voortgang, risico’s en benodigde besluiten aan de ambtelijk opdrachtgever en voorbereiden van bestuurlijke besluitvorming.
- Bewaken van de samenhang en planning van de verschillende werkzaamheden en zorgen voor een goede overdracht aan de lijnorganisatie, inclusief een PDCA-cyclus voor informatie- en archiefbeheer.
- Actualiseren van de archiefverordening, het besluit informatiebeheer en de beheerregels op basis van artikel 4.2 van de Archiefwet en de VNG-modellen.
- Opstellen van procesbeschrijvingen en werkinstructies voor vernietiging van informatie in alle systemen en op papier, vervanging en overbrenging.
- Uitwerken van de procedure voor openbaarheidsbeperkingen, inclusief motivering en advies van de archivaris.
- Inventariseren van gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden en met de andere deelnemende gemeenten afspraken maken over het verantwoordelijke overheidsorgaan.
- Voorbereiden van het verzoek om een doorlopende machtiging tot vernietiging voor iArchief en Rx.Mission.
- Uitvoeren van een risico-inventarisatie naar achteruitgang en verlies van informatie, samen met proces-, systeem- en data-eigenaren en in afstemming met de CISO en privacy officer.
- Adviseren over passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheid op basis van artikel 4.1.
- Opstellen van een actueel overzicht van de informatiehuishouding conform artikel 2.3 van de Archiefregeling, met systemen, zaaktypen, vindplaatsen, exportmogelijkheden en opslag binnen de EU/EER.
- Actualiseren van het calamiteitenplan, inclusief het klimaatevaluatieprotocol, het depothygiëneprotocol en de meldplicht voor incidenten en calamiteiten.
- Samen met functioneel beheer en een jurist inrichten van de beperkingsgronden voor openbaarheid bij het afsluiten van zaken, inclusief grond, duur, datum en status.
- Toepassen van de nieuwe selectielijst, selectiecodes en bewaartermijnen in het zaaksysteem en de zaaktypen.
- Uitwerken van de eisen uit het DUTO-raamwerk en deze per systeem toetsen.
- Afronden van het metadataschema en de MDTO-pilot en verwerken van de nieuwe verplichte metadata, waaronder een uniek kenmerk, bewaartermijn en categorie selectiebesluit.
- Uitwerken van aanvullende metadata voor documenten die langdurig bewaard moeten blijven.
De organisatie
Gemeente Gooise Meren bestaat uit de kernen Bussum, Naarden, Muiden en Muiderberg en telt ruim 60.000 inwoners. De organisatie heeft ongeveer 450 medewerkers en kenmerkt zich door een platte, overzichtelijke structuur. De gemeente hecht waarde aan vertrouwen, wendbaarheid, doelgericht werken en zichtbare impact voor het bestuur, de inwoners en collega’s; medewerkers krijgen ruimte om hun kennis en intuïtie te gebruiken, vragen te stellen, kritisch te zijn en zich verder te ontwikkelen.
Bij complexe vraagstukken probeert de organisatie terug te gaan naar de essentie, waardoor voor medewerkers duidelijk is welke bijdrage zij leveren en welke verantwoordelijkheid zij dragen. De gemeente ontwikkelt zich voortdurend en zoekt voor tijdelijke projecten en nieuwe opgaven professionals die doortastend, ondernemend, besluitvaardig en samenwerkingsgericht zijn. Binnen deze opdracht staat de verdere professionalisering van informatie- en archiefbeheer centraal: de implementatie vraagt om nauwe samenwerking tussen beleid, juridische expertise, informatievoorziening, informatiebeveiliging, privacy en archiefbeheer, en de projectleider zorgt ervoor dat deze disciplines gezamenlijk toewerken naar aantoonbare naleving van de nieuwe wetgeving.
Eisen
- Beschikbaar vanaf 23 november 2026 voor minimaal 16 en maximaal 24 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief mogelijke verlengingen. Aanbiedingen buiten deze urenbandbreedte worden niet in behandeling genomen.
- Een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau.
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen informatie- en archiefbeheer bij een Nederlandse overheidsorganisatie, waarvan minimaal één project als projectleider is uitgevoerd.
- Aantoonbare beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau, zowel mondeling als schriftelijk. Dit niveau moet concreet en duidelijk worden benoemd.
- Bring Your Own Device: de kandidaat neemt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement en een laptop of iPad mee.
Wensen
- Aantoonbare kennis van de nieuwe Archiefwet 2026/2027, het Archiefbesluit en de Archiefregeling, opgedaan door opleiding, werkervaring en/of cursus (15 punten).
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen vijf jaar als projectleider bij de implementatie van wet- en regelgeving of een verandertraject op het gebied van informatie- en archiefbeheer bij een gemeente (25 punten). Drie of meer projecten leveren 25 punten op, twee tot drie projecten 18 punten, tot één project 10 punten en geen herleidbare ervaring 0 punten.
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen vijf jaar met het opstellen of actualiseren van een archiefverordening, besluit informatiebeheer, beheerregels of procesbeschrijvingen voor vernietiging, vervanging en overbrenging (20 punten). Drie of meer documenten leveren 20 punten op, twee tot drie documenten 15 punten, tot één document 10 punten en geen herleidbare ervaring 0 punten.
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen vijf jaar met het vertalen van archiefeisen naar de inrichting van zaaksystemen, waaronder selectielijsten en selectiecodes, bewaartermijnen, beperkingsgronden voor openbaarheid en metadata (20 punten). Meer dan 3 jaar ervaring levert 20 punten op, 1 tot 3 jaar 10 punten en tot 1 jaar 0 punten.
- Ervaring met MDTO en het DUTO-raamwerk (10 punten). Ervaring met zowel MDTO als DUTO levert 10 punten op, ervaring met MDTO of DUTO 5 punten en geen herleidbare ervaring 0 punten.
- Aantoonbare ervaring met een risicoanalyse voor informatiebeheer, een overzicht van de informatiehuishouding of het adviseren over passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheid (10 punten). Ervaring binnen meer dan 2 verschillende opdrachten levert 10 punten op, ervaring binnen 1 tot 2 opdrachten 5 punten en geen herleidbare ervaring 0 punten.
Bereken je tarief
Zo werkt onze dienstverlening
Aanmelden/Intake
Meld je aan via onze website. Wij nemen binnen één dag contact met je op om jouw wensen te bespreken.
Indienen/Voorstellen
We stellen jouw profiel zorgvuldig op en introduceren je bij onze opdrachtgever.
Gesprek opdrachtgever
Wij bieden een grondige voorbereiding, waarmee je jezelf tijdens het gesprek krachtig en overtuigend kunt profileren.
Aan de slag
Gefeliciteerd! Wij nemen de administratie volledig uit handen, betalen je facturen binnen 30 dagen en bieden begeleiding gedurende de hele opdracht aan.
Je hebt nog
dagen om te solliciteren
Reageer minstens 1 dag voor sluitingstijd voor deze opdracht.
Interesse?
Heb jij ervaring met projectleiding binnen informatie- en archiefbeheer bij overheidsorganisaties en weet je nieuwe wet- en regelgeving te vertalen naar concrete processen, beleidsdocumenten en systeemvereisten? Kun jij verschillende disciplines verbinden en complexe implementaties resultaatgericht begeleiden? Dan komen wij graag met je in contact.
Reageer met een Nederlandstalig cv en een motivatie waarin je jouw relevante projecten en kennis van de Archiefwet, MDTO en DUTO concreet onderbouwt. Beschrijf per relevant project de opdrachtgever, periode, eigen rol, toegepaste wet- en regelgeving, betrokken systemen en concrete resultaten, en benoem expliciet je ervaring met MDTO, DUTO, metadata, bewaartermijnen en het opstellen van archiefbeleid. Ervaring die niet expliciet blijkt, wordt niet meegenomen in de beoordeling.